Le facilitateur n’est pas un expert
Un facilitateur est une personne qui, par des techniques d’animation, va aider un groupe à atteindre un objectif. Il n’est pas là pour apporter la solution : c’est l’équipe qui détient les clefs.
Pour animer au mieux des sessions d’intelligence collective, le facilitateur doit donc posséder 4 « soft skills » :
- 1. L’écoute : il doit s’assurer que tout le monde s’exprime et écouter activement,
- 2. L’empathie : sans être dans la sympathie, il doit se figurer les émotions des participants, et comment chacun s’inscrit dans le collectif,
- 3. L’acceptation : il doit s’abstenir de tout jugement sur la personne et sur les idées qu’elle exprime,
- 4. L’absence de jugement : il ne doit pas avoir de comportement d’influence.
Ainsi, un bon facilitateur adopte une posture de questionnement, abuse de la reformulation et de phrases magiques comme « et alors ? » ou « qu’est-ce que tu entends par là ? ».
Par ailleurs il est important de noter que la diversité des participants va apporter de la valeur au groupe : diversité de points de vue, d’expertises, de cultures, de métiers… il est donc important, pour qu’elle s’exprime au mieux, de gommer un maximum les aspects hiérarchiques et les jeux de rôles joués au quotidien dans l’organisation.
Le facilitateur est un consultant
Au-delà des aspects comportementaux et relationnels, le facilitateur doit également posséder des compétences de consultant :
- Maîtriser le design thinking et les techniques d’animation @Innovation Games, Liberating Structures, Agile Games, Lego Serious Play, ou encore les outils Management 3.0 de Jurgen Appelo,
- une vraie capacité d’analyse et de synthèse, pour restituer le plus fidèlement possible les résultats des sessions,
- le recul pour analyser le comportement de groupe, l’orienter vers les bonnes questions, et s’assurer que les objectifs sont atteints. On peut alors parler de « position meta ».
Par ailleurs, le rôle de facilitateur intègre des fondamentaux de l’agilité :
- La transparence pour mettre en évidence les contradictions et les écarts,
- L’amélioration continue pour permettre au groupe de progresser et aux idées de rebondir,
- Les notions d’itérations courtes, de délais contraints ou encore d’équipes auto-organisées.
Le facilitateur est un animateur
Pour que les processus soient efficaces, le facilitateur doit proposer une expérience de bout en bout :
Avant de démarrer la session, il convient de s’assurer de plusieurs choses :
- Donner du sens : expliquer pourquoi on est là et l’objectif de la session,
- Si le groupe ne se connait pas, prendre le temps de faire connaissance,
- Rappeler les règles de l’intelligence collective.
Pendant la session:
- Il faut bien expliciter les règles du jeu, de préférence au fur et à mesure, pour garder leur attention.
- Agrémenter tout cela d’ice breakers (pour que le groupe apprenne à se connaître) ou autres energizers (pour relancer la dynamique après les pauses).
A l’issue de la session :
- Animer à une rétrospective : s’assurer qu’on a répondu aux attentes exprimées par chacun, aux objectifs, échanger collectivement sur les modes de fonctionnement du groupe.
- S’il y a une suite, expliquer laquelle.
Le facilitateur doit donc cadencer et faire varier les plaisirs :
- Même si les études montrent que les participants ne sont pas dupes avec la gamification, il est important qu’ils avancent ensemble dans une bonne ambiance, un environnement bienveillant et qu’ils passent un bon moment.
- Alterner les « temps forts » et les « temps faibles ». Si la contrainte de temps stimule la créativité, il faut aussi parfois laisser de la liberté au groupe, faire des pauses. En agilité, on parle de rythme soutenu, mais soutenable.
- Faire bouger les participants, changer d’espace peut également maintenir la dynamique.
Le facilitateur est un organisateur
Par ailleurs, l’organisation de la journée est clé :
- Un lieu qui sort les participants de leur quotidien pour leur ouvrir l’esprit,
- une expérience digitale même si le présentiel est un prérequis (et les téléphones et ordinateurs à bannir),
- des moments de silence pour capter l’attention et ménager la charge cognitive,
- l'importance du visuel (l'humain est doté de 8 formes d'intelligence d’après Howard Gardner, et utilise les 2 hémisphères de son cerveau pour créer, collaborer et apprendre),
Enfin, n’oublions pas un sommeil efficace la veille, car le facilitateur aura besoin d’une attention de tous les instants !
Une session ne se déroule jamais comme prévu. Et c’est pour ça que ça demande beaucoup de préparation…
Article rédigé avec Pauline Derrien et illustré par Virginie Nahon.
Au sein de la communauté Accélération digitale d’Orange Consulting, nous aidons nos clients à délivrer de la valeur tout en les accompagnant dans leurs transformations culturelles et organisationnelles. Après avoir navigué dans le monde des startups pour y développer l’agilité et l’innovation, je m’intéresse aujourd’hui tout particulièrement aux nouveaux modes de fonctionnement, l’intelligence collective et la logique d’entreprise apprenante.