Simplifier l’envoi d’informations durant une journée fédératrice
La région Hauts-de-France est née en 2016 de la fusion entre le Nord-Pas-de-Calais et la Picardie, regroupant ainsi le personnel des services administratifs et les agents travaillant dans les lycées de ces deux « anciennes » régions. Afin de renforcer la cohésion entre collaborateurs, la région a mis en place des événements internes parmi lesquels « Hauts Détours », qui a rassemblé, en juillet 2022, quelque 3 200 agents pour une journée d’activités sportives et ludiques.
« Afin d’organiser au mieux cet événement, nous avions besoin de transmettre en direct des informations pratiques aux milliers de participants, et de leur confirmer facilement la prise en compte de leurs choix de transport, de repas ou d’activité » rappelle Nicolas Laignier, alors Directeur de la Cohésion et de la Communication Interne pour la région Hauts-de-France. « Nous souhaitions aussi pouvoir prévenir facilement les inscrits en cas d’annulation de dernière minute liée au contexte sanitaire. »
Nous avions besoin de fournir en direct des informations pratiques à des milliers de participants et en suivant en temps réel la bonne réception des envois de SMS, nous savions que notre dispositif fonctionnait pour gérer et notifier les choix de milliers d’agents lors de l’événement.
Nicolas Laignier, Directeur de la Cohésion et de la Communication Interne de la région Hauts-de-France
Une communication instantanée grâce aux SMS enrichis
Sur les conseils de sa DSI, la Direction de la Communication interne a choisi Contact Everyone, solution d’Orange Business permettant l’envoi des messages en masse via le média de son choix.
« Les participants à Hauts-Détours n’avaient qu’à se connecter sur le site dédié et à composer leur journée » détaille Nicolas Laignier. « Ces choix leur étaient ensuite confirmés par le biais d’un SMS enrichi d’un lien renvoyant vers une page complète où étaient détaillés les horaires de leur autocar, leur point de montée, leurs activités, leur menu, etc. ».
Durant les semaines précédant l’événement, la Direction de la Communication et la DSI ont travaillé conjointement à la conception et à l’envoi des messages et des contenus. La prise en main de Contact Everyone s’est opérée de manière fluide, les équipes d’Orange Business restant présentes pour répondre à toutes les questions sur la solution.
Contact Everyone, vecteur de fluidité et de sérénité
Le jour de l’événement, les 3 200 participants ont pu se présenter sur le site d’activités uniquement munis de leur smartphone. L’accueil était intégralement dématérialisé : plus besoin de programmes papier, de matériel d’impression, etc. La logistique était simplifiée, les files d’attentes inexistantes et le programme de la journée clair pour tous. « Par rapport aux éditions précédentes, le temps d’attente des participants à l’accueil est passé de 45 minutes à zéro » se réjouit Nicolas Laignier.
Outre ce gain de fluidité, l’équipe de communication interne y a aussi gagné en sérénité. « Nous pouvions suivre en temps réel la bonne réception des envois de SMS » confirme Nicolas Laignier. « Avec un taux de remise de 99 %, nous savions avant même l’événement que notre dispositif fonctionnait pour gérer et notifier les choix de milliers d’agents. »
Même son de cloche côté participants, ces derniers ayant souligné l’originalité de la solution et la pertinence du smartphone pour centraliser leurs informations.
Forte de ce succès, la Direction de la Communication songe désormais à étendre ses usages de Contact Everyone pour communiquer avec les agents à l’occasion d’autres événements internes.
Un temps d’attente des participants à l’accueil réduit de 45 minutes à zéro