Comment gérer l'innovation collaborative en entreprise ?

Mener un projet IT en employant les concepts de l’innovation collaborative permet d’aller plus vite et plus loin, en mettant l’utilisateur au cœur de la solution. Quelques éléments clés sont toutefois à prendre en compte pour appliquer cette méthode de travail collaboratif avec succès.

L’innovation collaborative est une véritable opportunité pour les projets d’entreprise. Si ce concept est rapidement devenu à la mode dans les services marketing, l’émulation créateur / utilisateur qui l’accompagne a également du sens pour les projets internes menés par la direction informatique.

Beaucoup de dirigeants ont encore peur de ces projets où chaque collaborateur est appelé à contribuer. Peur de perdre du temps à collecter toutes les propositions ou d’être noyés dans les contributions non essentielles ou redondantes, etc. Et pourtant, faire participer l’ensemble de l’entreprise à un projet IT, afin de faire émerger une intelligence collaborative, présente de nombreux bénéfices pour la direction.

Les trois règles pour bien gérer l’innovation collaborative

1 – Mettre les utilisateurs dans la boucle dès le départ

Le premier conseil est de jouer le jeu de bout en bout. N’invitez pas les équipes métiers à participer lors de la dernière phase du développement d’un projet. Elles ne se sentiraient pas écoutées (à juste titre), ce qui pourrait mener à de la frustration.

Dès les prémices du projet, il convient d’inviter les futurs utilisateurs de la solution à participer à l’élaboration de son cahier des charges, à la définition de ses fonctionnalités, à la présentation de son interface utilisateur, etc.

2 – Prendre en compte l’ensemble des retours

Les collaborateurs de l’entreprise ne doivent pas seulement être conviés à tester la solution, ou à répondre à des questions de type QCM. Chacun doit être en mesure de faire remonter ses remarques ou récriminations (voire ses encouragements) à la DSI. Et cette dernière doit tous les prendre en compte, sans exception. C’est une condition sine qua non pour que votre stratégie d’innovation soit un succès.

De nombreux projets informatiques capotent du fait de biais dans leur conception, liés essentiellement au fait que les équipes IT ne voient pas les défauts de ces solutions d’un point de vue métier. Les équipes métiers verront ces points de blocage immédiatement. Elles seront même en mesure de faire remonter des besoins tirés de leur expérience de terrain. Besoins parfois oubliés par la direction.

3 – Se faire aider d’outils collaboratifs pour exploiter les remontées

Problème de cette nouvelle méthode du « travailler ensemble », ces remontées peuvent être nombreuses. Fort heureusement, l’informatique peut ici aider la DSI. De nombreux outils permettent ainsi de faire remonter puis trier les contributions des utilisateurs, les rapports de bugs, etc.

Beaucoup de ces outils collaboratifs sont issus du monde des logiciels libres et donc aptes à gérer une vaste communauté de participants, allant du chef de projet à l’utilisateur final. Tout en filtrant les contributions parasites des rares mécontents ou résistants au changement. Ces outils permettent également de mettre en valeur les contributions les plus intéressantes. Chose utile, comme nous allons le voir.

Les bénéfices du travail collaboratif appliqué à un projet IT

• Le produit est celui auquel s’attend l’utilisateur

« Comment pouvons-nous vous aider à créer une solution qui vous rendra plus efficace dans votre travail ? Avez-vous des approches à proposer ou des idées d’amélioration de l’existant ? Que pensez-vous de cette itération de test du projet ? » Voilà le genre de questions que pose la DSI aux futurs utilisateurs de la solution qu’elle développe.

Les réponses à ces questions sont collectées et prises en compte très rapidement. Une véritable collaboration entre équipes se met alors en place. Collaboration qui mène à de l’innovation.

• Les récriminations deviennent des contributions

Conséquence directe de cette collaboration active, une spirale positive se forme dans le développement du projet. Ce ne sont plus des utilisateurs mis devant le fait accompli qui font remonter des plaintes, mais des contributeurs qui proposent des solutions.

De plus, les contributions les plus pertinentes mettront en valeur leurs auteurs. Des contributeurs clés vont alors émerger naturellement, par phénomène de méritocratie. Ces personnes deviendront de véritables « évangélistes » capables de convaincre les autres participants et de les entraîner dans leur sillon.

• Une phase de mise production très rapide

Ces allers-retours incessants entre les développeurs et les utilisateurs permettent de mettre en place un cycle de développement plus court, menant à la sortie de plus de versions de test du projet, et réduisant d’autant les risques de sortie de route.

Une fois cette phase de test terminée, la mise en production est en général aisée. Si le nombre de participants était élevé, elle peut même être réalisée en quelques heures, puisqu’elle se résume à une simple montée en charge des serveurs sur lesquels tournait la version de test de la solution.

Avec l’innovation collaborative, l’ensemble des intéressés est partie prenante du projet. La solution mise au point en bout de chaîne n’est pas l’œuvre de la DSI, mais de toute l’entreprise : décideurs, développeurs et utilisateurs.

Et si l’on pense souvent à l’utilisation de cette stratégie d’innovation pour les projets IT, il faut cependant réaliser que sa duplication est sans limites ; ce modèle de travail collectif peut ainsi être appliqué pour la mise au point de nouvelles offres commerciales. De quoi séduire plus d’une entreprise !

David Feugey

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