Simplifier un processus métier en le digitalisant
Dans ce contexte, la gestion du planning et des congés s’apparentait à un jeu d’équilibriste, impliquant une importante surcharge de travail pour le département des ressources humaines ainsi qu’une importante consommation de papier. « Le salarié devait récupérer sa demande de congé au format papier au secrétariat. La feuille complétée était ensuite transmise au conducteur de travaux, puis à la direction, avant enregistrement au service RH », révèle Sarah Grettner, directrice des ressources humaines chez Vogel TP. Un processus lourd dans lequel des demandes pouvaient être perdues ou oubliées, les volumes traités étant importants. « Parfois, les salariés ne savaient même plus à quelle date ils avaient déposé leur congé notamment pour les congés d’été déposés en février » rappelle Quentin Knopf.
Désireuse de digitaliser et de simplifier le dispositif, la société s’est tournée vers Orange Business. « Nous avons commencé par présenter nos processus et façons de travailler ainsi que les enjeux d’automatisation afférents », explique le chargé QSSE. Au cours du mois suivant la réunion de lancement, les équipes Orange ont organisé quatre ateliers de cadrage, un travail minutieux qui a permis de lever toutes les appréhensions du client, soucieux de bien faire comprendre ses spécificités métiers et ses besoins. Maquettes à l’appui, ces rendez-vous ont permis aux partenaires de s’accorder sur l’ensemble des fonctionnalités ainsi que sur le design du logiciel. « On avait vraiment besoin de sur-mesure : grâce à ces simulations, nous avons tout de suite pu nous projeter dans l’application », se félicite Quentin Knopf. En effet, plusieurs solutions logicielles avaient déjà été envisagées, sans jamais répondre pleinement à l’ensemble des attentes et besoins de Vogel TP.
« Le nouvel outil est une retranscription modernisée du format papier : on s’y retrouve tout de suite. »
Sarah Grettner, directrice des ressources humaines, Vogel TP
Un suivi d’intervention plus efficace
Il était essentiel de proposer aux collaborateurs un outil accessible et ludique. Les partenaires se sont donc accordés sur une interface simplifiée, conçue pour être utilisée sur tablette. Les collaborateurs y inscrivent leur nom et code personnel, le jour, la durée et le motif de leur demande d’absence. Le code couleur déjà en vigueur dans l’entreprise est repris dans l’application : en jaune un motif médical, en gris un congé, en violet une récupération, etc. « C’est une retranscription modernisée du format papier : on s’y retrouve tout de suite grâce au code couleur », indique la DRH. Côté informatique, on retrouve la même volonté de cohérence d’ensemble. Adossé aux modules Microsoft Power Platform et Microsoft Office 365, le service a en effet été développé en concertation avec le prestataire informatique de Vogel TP. Une fois la demande effectuée, le salarié et son supérieur reçoivent confirmation de leur demande d’absence par mail.
Une tablette a été mise à disposition des salariés, pour l’instant dans le bureau de la direction des ressources humaines pour superviser la prise en main de l’outil. Près de 800 demandes ont ainsi été enregistrées en l’espace de trois mois. « Aujourd’hui, même les plus sceptiques sont convaincus ! », renchérit Quentin Knopf. Du côté des ressources humaines, la satisfaction est tout aussi palpable. « Finis les retards et les pertes, le traitement des demandes est désormais quasi instantané. Nous n’avons plus qu’à vérifier que chacun a bien reçu l’information », souligne la directrice des ressources humaines de l’entreprise.
Désormais, le conducteur de travaux et la direction reçoivent simultanément la demande de congé formulée par le salarié. À défaut d’opposition de la part de l’un des acteurs, la requête est automatiquement validée. « Tout est beaucoup plus lisible et rapide », ajoute Sarah Grettner.
« Grâce aux simulations d’Orange Business, nous avons tout de suite pu nous projeter dans l’application. »
Quentin Knopf, chargé qualité, santé-sécurité, environnement (QSSE), Vogel TP
Un accompagnement gagnant pour poursuivre sur la voie de la digitalisation
Après l’outil de gestion des congés, l’entreprise doit maintenant déployer son planning d’équipes en ligne. « On passe d’un document A3 recto verso à une page web déjà préremplie et où tout changement s’effectue en un clic », dévoile Sarah Grettner. La gestion des absences s’interface avec le planning d’équipe de sorte que les conducteurs de travaux aient une visibilité complète sur la disponibilité des ressources humaines hebdomadaires.
Vogel TP et Orange Business ne comptent pas s’arrêter en si bon chemin. Prochaine étape : la digitalisation de la gestion des engins et des matériels. « Avec Orange Business, on avance à notre rythme, étape par étape et sans pression » apprécie Quentin Knopf, qui souligne également la réactivité de ses interlocuteurs.
Un temps de traitement divisé par 35
« En cas de problème ou de dysfonctionnement, nous obtenons systématiquement une réponse dans la journée ». Un lien de confiance et de proximité gage de réussite pour une transition digitale en douceur.