La priorité : comprendre les besoins des équipes
L'évolution des modes de travail diversifie le quotidien de nombreux salariés. Si certains d’entre eux travaillent sur un poste fixe, d’autres varient les espaces au sein de l'entreprise, travaillent depuis leur domicile, dans des tiers lieux, ou chez les clients. De nombreuses entreprises implantées internationalement voient par ailleurs se constituer des équipes dont les membres sont sur des sites distants, dans différents pays ou régions.
Le besoin en outils collaboratif se fait donc sentir de manière plus accrue : communiquer de manière instantanée, « voir » ses collègues distants pour des réunions, modifier conjointement des documents sans créer de chaînes de mail à rallonge... les possibilités ne manquent pas ! Mais cela ne veut pas dire que le choix des outils soit aisé, car deux exigences fondamentales sont à prendre en compte : une gestion flexible pour la DSI d’une part, la réalité plurielle des besoins métiers d’autre part. La collaboration renforcée n’a en effet de sens que si les collaborateurs s’approprient les outils et les utilisent au quotidien. Pour détecter les besoins des utilisateurs, il est impératif de mener en amont des groupes de travail avec chaque équipe pour comprendre la spécificité des métiers. Un autre point essentiel est la formation personnalisée aux outils pour chaque utilisateur. Selon une étude de l’Observatoire e-transformation et intranet, 80 % des entreprises déployant des solutions collaboratives accompagnent aujourd’hui leurs salariés dans cette prise en main.
Faciliter la circulation de l’information
A l’heure de la mobilité généralisée - dans les locaux ou hors les murs – les interlocuteurs comme les données doivent être accessibles en toutes circonstances. La numérisation de la téléphonie et le passage au tout-IP permettent à l’entreprise de répondre à ce besoin d’être à la fois joignable à tout moment, et de pouvoir accéder aux données métiers essentielles en de multiples situations et sur de multiples devices.
Le tout-IP, grâce aux communications unifiées, permet la convergence entre fixe et mobile, ce qui élargit la gamme de services de communication disponibles avec par exemple le transfert d’appels ou le transfert de messages vocaux vers son mail, ou la possibilité être doté d’un numéro unique sur lequel être joignable quel que soit le terminal (PC, smartphone, tablette, poste téléphonique). L’abolition des frontières audio, vidéo et texte engendrée par le tout-IP permet de basculer rapidement d’un canal à un autre pour fluidifier encore un peu plus le travail collaboratif. Cela sera particulièrement utile lors des vidéo-conférences qui doivent être accessibles sur de multiples devices, tant les contextes de travail entre les membres d’une équipe peuvent différer.
Dernier avantage de taille : le passage aux communications unifiées facilite l’accessibilité aux applications stockées dans le Cloud. L’interaction des outils de communication avec les applications informatiques (agenda, fichier client/CRM, etc.) optimiseront donc l’efficacité des communications.
Optimiser la gestion collective des projets
Comment faciliter la gestion de projet jour après jour pour des équipes dont les membres travaillent sur des sites distants ? L’entreprise peut opter pour des plateformes permettant de planifier et piloter des missions en commun, en créant des listes de tâches collectives, des discussions spécifiques et en proposant une modélisation des référentiels stratégiques (reportings et tableaux de bord, plannings…). Une entreprise de professionnels du bâtiment choisira par exemple une solution permettant un pilotage et un suivi en temps réel des chantiers en optimisant les coûts et les marges à court, moyen et long terme. Ces plateformes offrent notamment la possibilité de simplifier le partage de ressources, qui peut désormais s’effectuer en un clic et en toute sécurité. Les équipes peuvent ainsi partager leurs documents, leurs écrans, leurs applications et les stocker de manière sécurisée via le Cloud, le tout en temps réel.
Pour certains projets métiers ou transverses, les collaborateurs peuvent aussi s’appuyer sur les réseaux sociaux d’entreprise (RSE). La création de communautés métiers ou de pratiques, la mise en commun de ressources documentaires ad hoc et la possibilité de partager certaines informations avec des parties prenantes en dehors de l’entreprise en font de véritables espaces d’entraide et de support. Leur succès sur le long terme dépend néanmoins de l'implication des managers en amont de leur mise en place, et des efforts réguliers des « early adopters » pour mettre en relation les collaborateurs aux intérêts communs.