Faire circuler largement et rapidement l’information
Lorsque le Covid-19 atteint la Guadeloupe avec un premier cas déclaré en mars 2020, l’ARS tient informés les établissements hospitaliers des évolutions quotidiennes de la pandémie : quels sont les symptômes du virus, quels sont les gestes à adopter pour soulager les patients, comment protéger la santé des personnels soignants ? Des informations qui doivent être communiquées de manière homogène au plus grand nombre dans des délais extrêmement courts. L’Agence Régionale de Santé décide alors de solliciter Orange Business pour mettre en place un système de webinaires grâce auquel des spécialistes pourront transmettre efficacement leurs consignes sanitaires et de sécurité.
Tout s’est bien passé ! Merci de nous avoir assistés, travailler avec des médecins n’est pas évident car tout peut changer d’une minute à l’autre.
Patrick Joséphine, DSI de l’ARS de Guadeloupe.
Plusieurs centaines de soignants connectés en webinaire
Un premier webinaire vidéo, destiné aux médecins généralistes et aux étudiants en médecine, est immédiatement planifié. Le principe : un infectiologue spécialiste des maladies tropicales et un médecin impliqué dans l’amélioration du parcours patient sont filmés en direct avec leur webcam. Le flux vidéo est retransmis sur une plateforme web spécifique pour être diffusé auprès des 500 participants. Ces derniers avaient reçu en amont un lien vers une page aux couleurs de l’ARS Guadeloupe sur laquelle ils s’étaient enregistrés. Ils ont ensuite été alertés sur leur calendrier le jour de l’événement puis ont accédé au webinaire sur cette même page dédiée. « Il a fallu agir vite », se souvient Antoine Taupin, Expert Event Conferencing chez Orange Business.
« 5 jours se sont écoulés entre la présentation de la solution à l’ARS et la diffusion du premier webinaire.» Dans ce court délai, la mobilisation en urgence des équipes a elle-même été un exercice à part entière vu la forte demande. L’Agence a pu bénéficier d’un accompagnement en amont pour personnaliser sa plateforme, mais également lors du test et du Jour J afin de vérifier que le webinaire fonctionnait sans accroc.
Un dispositif sur mesure pour répondre à l’urgence
Deux autres webinaires ont eu lieu dans la semaine suivant la mise en place de la solution, auxquels ont assisté 100 personnels soignants en EHPAD pour l’un et 2 000 médecins et personnel médical pour l’autre. Ces contenus vidéo, archivés durant 12 mois, peuvent être revisualisés ou diffusés à plus grande échelle afin de partager les bonnes pratiques médicales. À l’inverse, l’ARS peut, si elle le souhaite, en limiter l’accès. La solution Event Conferencing s’est avérée particulièrement adaptée à la situation actuelle : son tarif, fixé en fonction de la durée des webinaires et du nombre de participants, permet une adoption flexible quel que soit le besoin initial. Un dispositif sur mesure qui devrait perdurer au sein de l’ARS de Guadeloupe après la crise sanitaire : une licence accompagnée d’une formation lui permet dorénavant de créer autant de webinaires que désiré pendant un an.