Une solution : le Business Process Management
Le Business Process Management (BPM) est une approche qui structure les différents processus et workflows de l’entreprise (DSI, services généraux, RH, achats) pour permettre de simplifier, d’automatiser et d’accélérer l’accès à l’information.
Afin de gérer au mieux la reprise d’activité, plusieurs outils de BPM ont été développés afin d’optimiser autant que possible le retour sur site.
Un retour sur site en toute sérénité et sécurité
Le groupe Orange accompagne par exemple ses collaborateurs dans l’organisation du retour sur site grâce à Mon Accès, un outil simple, efficace et sécurisé, mis en place en moins de 3 semaines.
Le taux d’occupation de chaque site est planifié au jour le jour, validé puis communiqué au manager en quelques clics. Managers et gestionnaires de site partagent les informations de présence des collaborateurs dans le respect des règles sanitaires & RGPD établies.
Le manager organise le planning de la semaine à venir pour son équipe et consulte le taux d’occupation du site à tout moment.
Le collaborateur consulte son planning de présence sur site de la semaine à venir, reçoit par SMS et email une notification de consultation du planning et accède à son autorisation hebdomadaire d’entrée sur site.
Le gestionnaire de site renseigne le taux d’occupation souhaité, consulte les plannings des managers du site ainsi que le taux d’occupation anticipé de la semaine à venir et celui en cours sur le site. Il peut également valider et refuser les plannings soumis.
Assurer le contact et la continuité de l’activité
Notre partenaire ServiceNow a récemment lancé Safe Workplace et propose ainsi aux employés un lieu de travail sécurisé. Quatre nouvelles applications et un tableau de bord simplifient les workflows complexes liés au retour sur le lieu de travail et permettent de mieux gérer les besoins et services essentiels pour votre réouverture.
- Employee Readiness Surveys : Évaluer la possibilité du retour sur le lieu de travail et faites que vos employés se sentent en sécurité. Le manager peut organiser, manuellement ou automatiquement, le planning de la semaine à venir pour son équipe, avec une gestion dynamique des postes de travail par site et par zone.
- Employee Health Screening : Scanner les employés avant leur entrée sur le lieu de travail pour vérifier que les exigences d'entrées sont respectées.
- Workplace PPE Inventory Management : Gérer l'inventaire des EPI (Équipement de Protection Individuelle) sur tous les sites pour respecter les besoins de sécurité physiques de vos effectifs.
- Workplace Safety Management : Créer un processus de retour géré et sécurisé avec des plans de distanciation, des attributions de services et un calendrier sanitaire.
- Le tableau de bord : Obtenir une vue complète de votre capacité à rouvrir des sites avec le tableau de bord Safe Workplace. Disponible gratuitement, le tableau de bord affiche les données de toutes les applications Safe Workplace, ce qui vous permet d'évaluer rapidement l'état de votre progression.
Conclusion
Selon l’Institut-Think, 76% des salariés estiment prioritaire la mise en place de nouveaux modes d’organisation. Partant de ce constat, l’une des principales problématiques des entreprises sera d’être capable d’intégrer de nouveaux outils fluidifiant leur fonctionnement.
Et si la sortie de crise et la gestion du retour sur site était un moment propice pour se réinventer ?
Pour en savoir plus, n’hésitez pas à nous contacter !