08 mars 2017
Collaboration
Vie publique et vie digitale font bon ménage ! Si les nouvelles technologies facilitent le quotidien des administrés, elles sont le gage d’une nouvelle façon de travailler pour élus et agents.
1. Un espace de travail plus mobile
Avec les applications Cloud, de stockage et d’archivage, les agents des territoires accèdent désormais à leurs documents et à leurs applications à distance et de manière sécurisée. De nombreux outils de travail sont aussi utilisables en ligne : systèmes d’administration de sites web (CMS), logiciels métiers de type CRM…
Certains programmes autorisent même le contrôle de son poste de travail à distance. Une solution qui porte bien son nom puisque 75 % des agents considèrent qu’il faudrait développer le télétravail dans leur collectivité, selon un baromètre de la Gazette des communes(1).
Grâce au digital workspace, élus et agents des territoires peuvent assurer leurs missions quotidiennes de n’importe quel endroit, se rapprochant ainsi du terrain et des administrés.
2. Moderniser la chaîne de saisie des données administratives
Avec la modernisation des infrastructures télécom et IT, un nombre croissant de municipalités accèdent au haut-débit et au très haut-débit. Les performances des centres informatiques locaux qui en découlent accélèrent la saisie et le traitement des données et fiabilisent l’accès à la data. Des services innovants peuvent aussi être proposés aux citoyens comme le guichet virtuel interactif qui leur permet de faire leurs démarches en ligne ou d’accéder à des portails mobiles.
3. Une communication fluide entre les équipes
La multiplication des solutions de visioconférence, de voix sur IP ou de communications unifiées permet aujourd’hui de communiquer sans obstacle. Néanmoins, une harmonisation technique peut être nécessaire entre des équipes parfois dotées de terminaux hétérogènes. Les solutions multimédias permettent également aux collectivités d’envoyer rapidement et en simultané des informations (réunions, invitations) aux personnels ou aux élus par e-mail ou SMS.
Le développement des plateformes de réseaux sociaux d’entreprise offre en outre l’opportunité aux agents territoriaux d’ouvrir des groupes de travail, d’échanger des bonnes pratiques… mais aussi les bonnes adresses de leur localité !
4. Des réponses adaptées et en temps réel pour les administrés
La mise en place d’un numéro d’accueil ou d’un centre de contact optimise la gestion des appels entrants des administrés.
Les collectivités peuvent également diffuser des informations vers un grand nombre d’administrés grâce à la création de listes de destinataires et d’outils de suivi détaillé des diffusions.
Des solutions multimédias comme Contact Everyone d’Orange Business permettent ainsi, grâce à l’envoi de mails, SMS ou de messages vocaux :
- d’alerter rapidement les administrés en cas de prévision météorologique préoccupante ou de fermeture provisoire de services administratifs,
- de communiquer ou d’inviter les habitants à des manifestations culturelles ou des événements dans leur ville,
- d’informer instantanément les parents d’élèves des crèches et des écoles maternelles et primaires.
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Des délibérations numériques qui réduisent les dépenses de papier
Avec les solutions numériques pour les élus développées par Orange Business, il est possible de dématérialiser les délibérations des commissions et conseils dans les collectivités territoriales. Sur le terrain, en séance ou en commission, les élus accèdent à tous leurs documents, mandats ou rapports du bout des doigts sur leur tablette. Cette solution en mode Cloud leur permet de modifier et d’annoter les documents en totale sécurité quel que soit l’endroit où ils se trouvent.
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(1) Source : Baromètre des territoires : Etes-vous favorable au télétravail dans votre collectivité ?, La Gazette des Communes, 2016.
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