Plusieurs voies pour diffuser l’information
« Avec l’intranet collaboratif, la direction partage l’ensemble des informations corporate nécessaires à la bonne compréhension des enjeux, des métiers et de la stratégie », explique Laure Van Der Hauwaert, Lead Product Manager chez Orange Business. Pour lutter contre cette logique de diffusion pyramidale de l’information, une couche de fonctionnalités sociales donnant la possibilité de réagir (like, commentaire, partage) peut être ajoutée.
Le réseau social d’entreprise (RSE), moins codifié, aplanit la communication en la rendant plus horizontale. Chacun peut spontanément participer à des groupes, voire en créer, poster des contenus et en partager pour influencer son cercle de collègues.
En d’autres termes, le RSE pousse la collaboration plus loin que l'intranet collaboratif. Néanmoins, ce dernier respecte davantage la structure hiérarchique de l'entreprise tout en permettant aux collaborateurs de s'exprimer et d'échanger avec les décisionnaires.
Centre de ressources vs communautés d’intérêt
Selon un sondage Jobvite, 69 % des collaborateurs qui utilisent un intranet considèrent qu'une couche sociale améliore l‘efficacité au travail(2). Avec l’intranet collaboratif, sont mis en commun de multiples outils organisationnels (accès simplifié à la base client pour les personnes autorisées, agendas partagés…), les ressources métiers : bonnes pratiques, modules de formation... et les compétences individuelles de ses collègues. Un atout pour les collaborateurs en mobilité qui peuvent accéder en un endroit unique à toutes les informations de leur entreprise depuis leur smartphone ou leur tablette. L’intranet collaboratif donne aussi la possibilité de travailler en groupe dans des espaces virtuels prédéfinis.
Le RSE permet quant à lui de structurer rapidement de nombreuses communautés en fonction du métier, d’un projet donné, de l’appartenance géographique... Et d’obtenir ou de partager des informations utiles en temps réel avec les membres de cette communauté. Son aspect plus informel facilite l’échange, ce qui permet par exemple d’aider à l’intégration des nouveaux collaborateurs. L’autre particularité du RSE est sa capacité à s’ouvrir sur l’extérieur : pour le service client ou les équipes marketing lançant un produit, il permet une collaboration active entre l’entreprise et ses clients-testeurs. « Sur le RSE, on a envie de discuter », confirme Laure Van Der Hauwaert. « On donne son avis, on écoute, on grappille des infos, et parfois un projet naît de l’ensemble des idées échangées ».
Deux espaces complémentaires
Au final, jouer la carte de la complémentarité apparaît comme le coup gagnant. Si certaines entreprises choisissent le tout en un (réseau social intégré dans l’intranet), d’autres optent pour deux plateformes distinctes.
Le futur probable de l’intranet collaboratif est d’ailleurs dans l’adaptation aux besoins métiers de chaque collaborateur. « Ces plateformes seront bientôt considérées comme des hubs personnalisés vers des informations, des communautés et des outils profilés par métiers », conclut Laure Van Der Hauwaert. « On peut également imaginer qu’à terme le développement de l’intelligence artificielle permettra à l’intranet de vous proposer de l’information de manière totalement proactive, en fonction de votre profil professionnel. »
La vidéo mobile, média privilégié de l’intranet collaboratif Les métiers recourent de plus en plus à la vidéo mobile pour partager de l’information. Son avantage par rapport aux médias traditionnels ? En une minute de vidéo filmée avec son smartphone, un collaborateur fait passer l’équivalent émotionnel d’un million de mots ! Pour la communication et les dirigeants, c’est l’opportunité de faire comprendre plus facilement la stratégie de l’entreprise. Pour les Ressources Humaines, un nouvel outil de formation. Orange constitue par exemple une base de connaissances métiers basée sur des films de salariés seniors qui transmettent une partie de leur savoir à leurs collègues avant leur départ en retraite. |
(1) Source : Résultats de l’enquête 2015 de l’Observatoire de l’intranet et de la stratégie numérique.
(2) Source : Social recruiting survey, Jobvite, septembre 2015.
Pour aller plus loin
>> Intranets : peuvent-ils tout faire ?
>> Intranet mobile : un mouvement à poursuivre