01 avril 2014
La digitalisation des environnements de travail a permis le développement de la mobilité et favorisé une plus grande autonomie. Mais elle n’a pas fait disparaître, bien au contraire, les besoins de partage et d’échange indispensables au bon fonctionnement des entreprises. Des besoins auxquels les applications et outils collaboratifs sont destinés à répondre.
Faciliter les échanges
D’une manière générale, les solutions collaboratives doivent offrir la possibilité à un employé de rester en lien avec ses collègues distants dans de bonnes conditions. Permettant la circulation de flux d’informations, ces applications vont favoriser la création d’ « intelligence collective », renforçant l’efficacité de chaque employé et celle de l’entreprise. Elles peuvent alors prendre différentes formes :
- Celle d’un annuaire enrichi destiné à favoriser l’identification d’experts au sein de l’entreprise.
- Celle d’un outil de partage de documents offrant la possibilité à plusieurs personnes physiquement séparées de travailler simultanément sur un texte, une feuille de calcul ou un diaporama. Des outils de partage efficaces, souvent enrichis par l’ajout d’une messagerie instantanée et d’un système de visioconférence.
- Ou encore celle d’un réseau social d’entreprise (RSE), qui crée du lien entre les employés et favorise le partage du savoir.
Vers une meilleure pratique professionnelle
Adosser des outils collaboratifs à des applications métiers est une tendance forte. L’ajout de cette brique collaborative va ainsi favoriser le partage des bonnes pratiques et les échanges au sein d’une communauté d’experts dans l’entreprise. On pourra, par exemple :
- donner une dimension collaborative à un référentiel produits, favorisant l’échange entre techniciens, vendeurs et ingénieurs.
- proposer à une communauté de directeurs administratif et financier (DAF) et de contrôleurs de gestion de partager en temps réel des indicateurs financiers et des tableaux de bord.
- mettre en place une plate-forme d’innovation collaborative permettant d’accroître le taux de transformation des idées.
« L’idée de refondre notre intranet est partie du constat qu’il ne répondait plus aux besoins du Groupe, à savoir cibler les contenus en fonction des profils, et aux usages des collaborateurs qui, dans leur univers personnel, sont pour la plupart connectés aux réseaux sociaux. »
Christophe Cazard, directeur média digital, Accor
Définir une charte de bonne conduite
Le succès des applications collaboratives, et notamment des blogs ou des réseaux sociaux d’entreprises (RSE), est conditionné au fait que les employés se les approprient. Une adhésion qui dépend des bénéfices que chaque contributeur va retirer de ces outils, mais aussi de la manière dont il peut les utiliser.
Avant de lancer un nouvel espace de communication collaborative, il est donc nécessaire d’en définir les conditions d’utilisation. Cette charte de bonnes pratiques ne devra pas prendre la forme d’une simple succession d’interdictions au risque de décourager tous les contributeurs. Elle devra, en revanche, rappeler l’objectif qui a conduit à la mise en place de l’outil et illustrer ce que chacun peut en retirer.
Chaque charte va être spécifique et dépendre de la nature de l’application collaborative et de la culture de communication propre à l’entreprise qui la déploie. Sa conception et sa validation devront faire intervenir des groupes de travail intégrant des utilisateurs.
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