1. Donner du sens à la transformation
Il s’agit d’inscrire le projet de digitalisation dans la stratégie globale d’entreprise. Le digital n’est qu’un des leviers de cette transformation : avant de penser solution technologiques, il faut penser nouveaux modes de fonctionnement, plus collaboratifs entre les collaborateurs eux-mêmes, entre les collaborateurs et leurs clients, ainsi qu’entre les collaborateurs et les partenaires. C’est l’idée de favoriser l’intelligence collective pour avancer plus vite.
Le choix des nouvelles solutions et technologies mises en place doit répondre aux objectifs et aux priorités de chaque entreprise. En revanche, et c’est une constante, les solutions doivent être simples, ergonomiques et répondre aux usages des collaborateurs dans l’exercice de leur métier.
Le sens de la transformation doit être partagé par les différentes strates de l’entreprise.
Cela passe par :
- l’implication du COMEX, qui donnera un signe fort aux employés en incarnant la nécessité stratégique de la transformation digitale voire en impulsant l’utilisation des nouveaux outils,
- l’enrôlement du management pour qu’il en comprenne les finalités et puisse jouer son au rôle de coach et d’entraineur,
- l’adhésion des collaborateurs pour qu’ils soient partie prenante de cette transformation,
- la mise en place un plan de conduite du changement qui intégrera des moments de partage en physique et des moments digitaux. Le digital doit être un vecteur renforçant l’humain dans les entreprises.
2. Penser « expérience salarié »
De la même manière que les entreprises pensent « l’expérience client », vous pouvez réfléchir en termes « d’expérience salarié » pour offrir le parcours professionnel et le parcours du quotidien le plus fluide et simple à vos collaborateurs. C’est cela qui doit servir de guidelines pour choisir les solutions technologiques et piloter leur intégration au sein de l’entreprise.
Par exemple, retracez, pour chaque profil de collaborateur, son parcours digital entre le moment où :
- il badge au portique de l’accueil le matin,
- il saisit ses identifiants (une ou plusieurs fois ?) pour démarrer son poste ou pour accéder à une application,
- il cherche une information sur un intranet ou un réseau social d’entreprise,
- il enregistre un document de travail de façon à y accéder à partir de sa tablette ou son mobile pro...
- il échange des documents avec son équipe, ses clients…
Ce parcours est-il satisfaisant ou contraignant ? Quelles sont ses faiblesses et à quels moments le digital peut-il améliorer cette expérience ?
3. Impliquer en amont
Les collaborateurs seront les premiers utilisateurs des outils déployés. Ils sont donc les plus à même d’identifier les axes d’amélioration en termes d’usage. Il est stratégique de pouvoir bénéficier de leur retour d’expérience en les impliquant très tôt dans la conception des nouveaux outils.
Ce processus de co-construction se révèle généralement positif, car il favorise une prise en main rapide et spontanée des nouveaux outils.
4. Coupler rapidité et amélioration continue
Tout l’avantage du digital est de pouvoir upgrader et améliorer continuellement la performance d’un outil. Inutile de retarder le déploiement de votre projet digital pour viser le « zéro défaut » dès la sortie. Il s’agit au contraire de privilégier la rapidité de mise en œuvre d’une v1 face aux besoins des collaborateurs, et de se mettre par la suite dans une démarche d’amélioration continue.
On nomme « test and learn » ce procédé qui consiste à itérer de façon progressive sur une version déjà déployée. Cela demande une souplesse de réflexion et un suivi constant des défauts constatés empiriquement. L’avantage : vos solutions tiennent compte des besoins non pas supposés mais réels des collaborateurs.
Pour aller plus loin
>> Les outils de travail se rapprochent de leurs utilisateurs