La version 2013 de SharePoint enrichit les briques sociales existantes et propose une nouvelle panoplie de fonctionnalités. Découvrons les trois notions sur lesquelles reposent les fonctionnalités sociales de SharePoint :
- le My Site (ou Site Personnel)
- les sites communautaires
- la recherche
My Site (Site Personnel)
Le My Site SharePoint est l’espace personnel de l’utilisateur. Ce n’est pas seulement un espace sur lequel l’utilisateur peut renseigner son profil, il dispose également d’un flux d’actualité permettant aux utilisateurs d’intérragir avec leurs collègues. Le site personnel permet à chaque collaborateur :
- De disposer d’un profil utilisateur pour mettre à jour ses informations personnelles,
- De stocker ses documents (toute la partie collaborative de SharePoint),
- De disposer d’un composant « fil d’actualité » permettant:
- De suivre l’actualité des collègues que l’utilisateur aura déclaré,
- D’intervenir sur les conversations auxquelles il participe,
- De cibler des collaborateurs (à l’aide des mentions @) ou des mots-clés (à l’aide des Hashtags #)
- De suivre les modifications sur certains documents,
- De suivre l’actualité des communautés auxquelles il est inscrit,
- De suivre les posts effectués sur les mots-clés que l’utilsateur veut suivre.
(cliquez pour agrandir les captures d'écran)
L’utilisateur pourra consutler toutes ces actualités depuis son site personnel. Il pourra également déclarer s’il souhaite recevoir une notification par mail et la définir par type d’actualités.
les sites communautaires
SharePoint met à disposition un nouveau modèle de site, le modèle « Site Communautaire ». Ce modèle de site met à disposition les briques permettant de travailler autour d’une thématique. SharePoint introduit de nouvelles notions, comme les badges et la réputation, dans le but de rendre plus ludiques la participation à ces communautés. Ce modèle de site dispose entre autres des éléments suivants :
- Un mécanisme d’inscription à la communauté,
- Un nouveau modèle de gestion des discussions :
- Avec une présentation visuelle des dernières discussions,
- Avec la possibilité de noter les discussions et leurs réponses,
- Avec la possibilité de marquer la meilleure réponse.
- Les discussions s’accompagnent d’un mécanisme de gestion du niveau de réputation des membres de la communauté :
- Avec l’attribution de points aux membres en fonction de l’activité sur la communauté,
- Avec l’attribution de badges par l’administrateur,
- Avec la mise en avant des contributeurs les plus actifs sur la communauté.
- Des mécanismes de modération du contenu sont disponibles (signaler un abus, …).
- Un annuaire permet de présenter les communautés de façon alphabétique ou par popularité.
C’est, à mon avis, la grosse nouveauté sociale de SharePoint 2013 qui permet de rattraper le décalage que SharePoint 2010 avait avec les solutions tiers telles que ce que proposait Newsgator dans le domaine. SharePoint dispose désormais d’un site convivial et intuitif, prêt à l’emploi.
la recherche
SharePoint 2013 enrichit ses mécanismes de recherche en intégrant les fonctionnalités qui étaient en 2010 offertes par l’outil FAST. Une fois les sites personnels et les communautés alimentés en contenu, il est nécessaire de pouvoir rechercher parmi l’ensemble des informations. Le moteur de recherche dans SharePoint 2013 permet alors :
- De rechercher parmi tous les contenus sur lesquels l’utilisateur a des droits
- D’affiner les résultats à partir de critères différents en fonction du type de recherche. Les valeurs sont remplies dynamiquement en fonction des résultats de la recherche.
- D’avoir un aperçu du contenu au survol de l’élément et dans le cas d’une recherche de personnes de voir les documents sur lesquels ils ont travaillés récemment.
- De filtrer les contenus par type :
- Tout : tous les contenus sans filtres.
- Personnes : uniquement parmi les personnes, la recherche peut être faite à partir du nom de l’utilisateur (type annuaire), du nom d’un projet ou d’une compétence.
- Conversation : recherche parmi les conversations (issues des sites personnels) et des discussions (issues des communautés)
- Vidéos : permet la recherche de vidéos depuis le titre, la description ou les tags de la vidéo.
Julien
Crédit photo : © Daniel Coulmann - Fotolia.com
Je suis consultant fonctionnel SharePoint pour Alsy, filiale Orange Business, spécialisé dans la mise en place de solutions Microsoft. J’accompagne mes clients sur la mise en place de solution collaborative ou d’intranets groupe à l’aide de la solution Microsoft SharePoint.