comment rendre viral son projet Lync ?

La convergence et l’optimisation des moyens de communication deviennent l’un des enjeux majeurs des DSI. En effet, les outils de communication unifiée tels que Microsoft Lync répondent à ces préoccupations et permettent de fédérer la multiplicité des outils de collaboration de l’entreprise. Cependant, son adoption par les utilisateurs est complexe car elle modifie le fonctionnement d’un organe vital de l’entreprise : la communication.

En biologie, la modification de fonctionnement d’une cellule ou d’un organe suppose d’injecter un nouveau gène par le biais d’un virus vecteur : c’est la thérapie génique. A l’instar de la biologie, l’injection de Microsoft Lync en entreprise doit être virale auprès des utilisateurs et modifie ainsi naturellement les usages de communication. Quels sont les secrets pour transformer un déploiement Lync en thérapie génique des communications unifiées ? Quelles sont les règles à respecter ?

s’assurer que le terrain est propice

Un projet Microsoft Lync (IM, présence, audio, visioconférence et voix) engage toute l’entreprise. Pour bien préparer son implémentation, il importe donc de sortir très tôt le projet de la DSI. Et ainsi, donner la possibilité à chaque métier de participer à l’élaboration d’une stratégie globale de marketing viral.

Il s’agit d’identifier en amont les freins potentiels à l’adoption de la plateforme. Et ainsi, faire comprendre à chaque collaborateur les nouveaux usages et les avantages métiers que vont apporter la solution.

Une fois le déploiement opéré, le marketing viral prendra tout son sens. Les équipes pilotes deviendront alors les ambassadeurs de la solution.  Par exemple, la mise en place d’une newsletter orientée métiers sera l’occasion de donner la parole aux utilisateurs (témoignages internes, cas d’usages, conseils et astuces…) et de favoriser l’adoption de l’outil dans l’entreprise.

anticiper les effets secondaires

L’adoption et le développement rapide de Lync au sein de l’entreprise peut entrainer des effets inattendus.

Le premier de ces effets secondaires concerne la bande passante. En effet, les flux voix et vidéo peuvent avoir un impact sur le réseau. Si celui-ci n’est pas bien dimensionné, il risque d’être congestionné et l’expérience utilisateur diminuée : la thérapie génique sera ralentie, voire même rejetée.

Le second touche les utilisateurs qui, s’ils ont totalement adopté Lync, voudront aller plus loin dans les usages, par exemple :

• utiliser Lync partout, y compris dans leur salle de réunion ou de télé-présence : ce qui nécessitera d’interconnecter Lync avec l’existant audio et vidéo conférence,
• utiliser Lync pour échanger avec l’extérieur, que ce soit leur partenaires, clients ou utilisateurs Skype : ce qui nécessitera de fédérer vos serveurs Lync,
• exiger de nouveaux périphériques plus confortables et adaptés aux nouveaux usages comme la mobilité et convergence fixe, mobile,
• utiliser Lync dans leurs applications métiers.

choisir le bon mode d’administration

C’est une question à ne pas négliger, car même si le terrain est favorable, un essai clinique non-représentatif ralentira le déploiement viral de la solution !

Voici quelques règles pour un projet pilote réussi :

• choisir des équipes pilotes qui tireront un bénéfice métier rapide à l’utilisation de Lync
• associer tous types d’utilisateurs (technophiles et technophobes)
• s’assurer régulièrement de l’adoption de Lync dans les équipes (enquêtes de satisfaction, statistiques d’usages, entretiens…)
• fournir des périphériques certifiés Microsoft Lync

Ce dernier point est important, car même si toutes les étapes précédentes sont réussies, la perception de l’utilisateur en termes de qualité de service est associée au périphérique. Si ce dernier n’offre pas une bonne qualité d’écoute et de confort, la solution sera « rejetée ».

accompagner les équipes dans l'adoption de Lync

Si vous avez suivi scrupuleusement l’ensemble des phases précédentes, le taux de rejet devrait être minimisé ! Il ne vous reste plus qu’à accompagner l’organisation dans la bonne diffusion de Lync. Voici quelques exemples d’accompagnements :

• e-learning, formations et démonstrations,
• formations individuelles pour les VIP,
• formations ludiques (Serious Games),
• communauté d’entraide,
• sans oublier de maintenir la newsletter vue précédemment.

En résumé, le succès d’un déploiement Lync dépend de nombreux facteurs qui ne sont pas tous à la main de la DSI. Savoir les identifier et rendre son projet viral nécessite d’être accompagné très en amont, par un partenaire expérimenté.

Avez-vous lancé un projet Microsoft Lync dans votre entreprise ? Quelle est votre expérience ? N’hésitez pas nous faire part de votre avis en commentaire.

Aurélien

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