structurer son projet pour être efficace !

Pour mon premier article sur le management de projet sur ce blog, j'ai décidé de commencer par une leçon apprise au fil de mes années dans ce métier et que j'utilise pour construire la décomposition de mon projet en tâches. J'utilise aussi ces principes très simples dans les revues initiales de planning de projet avec les Chefs de projet. Ces règles portent sur le niveau de détails requis pour la structure de découpage du projet (Work Breakdown Structure, WBS):

 

 

Exemple: Réaliser le design et développer un bout de code informatique devrait être séparé en 2 tâches: une pour le design et une pour le développement.

 

La réponse à la question : "qu'est-ce qui sera exactement réalisé ?" devrait être évidente et simple. C'est la clef d'une compréhension commune des deux côtés de ce qui est à faire: chef de projet et propriétaire de la tâche.

 

 

"Qu'est-ce qui sera produit ?" Si plusieurs livrables (A, B et C) sont inclus dans une seule tâche quel sera le progrès réalisé quand seulement le livrable A est disponible ? Sommes-nous à 33 % de complétude ?  Les deux autres livrables pourraient prendre une fraction du temps dépensé sur A. Ou inversement. S'il y a des dépendances entre cette tâche et d'autres : est-ce une dépendance sur les 3 livrables ou seulement un de ceux-ci ?...

 

 

Nous devons être clairs sur la responsabilité. Si vous ne pouvez pas diviser la tâche de manière à refléter le travail de chaque personne contribuant à la production du livrable, assurez-vous s'il vous plaît qu'il y a seulement une personne responsable pour toute la tâche.

 

 

Quand est la décomposition du projet en tâches est-elle suffisante ? Toujours sujet à  discussions. La simple règle ci-dessus a prouvé dans mon cas sa grande efficacité. Quand nous pouvons avec un haut niveau de confiance évaluer l'effort requis et la durée de la tâche: nous sommes allés assez loin dans le découpage du travail.

 

J'espère que vous trouverez ce modeste article utile, envoyez-moi vos commentaires et suggestions supplémentaires.

 

Pour référence et pour aller plus loin sur ce sujet, le PMI® (Project Management Institute) a publié un recueil de bonnes pratiques sur ce sujet (gratuit en format électronique pour les membres de PMI): Practice Standard for Work Breakdown Structures (Second Edition).