quelques idées pour déployer un management de projet efficace

Commençons par cinq points clés dans cet article. Ils ne sont ni complexes ni difficiles et pourtant trop souvent mal implémentés.

établir des standards simples et répétables

Nous sommes rarement en terrain vierge, c'est en se basant sur l'existant et en le combinant aux meilleures pratiques de la profession telles que prônées par le PMI que je vous propose de démarrer. Il s'agit d'identifier les pratiques utilisées, de sélectionner les meilleures, puis d'identifier les manques et de répondre à ceux-ci en allant piocher dans les meilleures pratiques de l'industrie et/ou plus généralement du management de projet. Vous pouvez par exemple avoir déjà en place un très bon processus de suivi des exigences mais un processus de management des risques très perfectible. L'une des clés de la réussite sur cette mise en place des standards est de les instaurer pas à pas, presque un par un. Il faut donner le temps aux équipes et aux chefs de projet de s'approprier les premiers standards avant d'en introduire de nouveau. Sinon, on risque rapidement de générer de la démotivation en donnant le sentiment d'une mission impossible. En fait, il se peut que la masse de travail soit importante. C'est en faisant un pas après l'autre que l'on mènera l'organisation vers notre objectif en matière de standards. Nous insisterons plus particulièrement sur l'aspect prédictibilité qu'apportent de nombreux standards pour les enraciner dans les habitudes pour tous les nouveaux projets.

capturer et suivre les problèmes et actions

Le B-A.BA, et pourtant pas toujours très bien instauré et trop souvent insuffisamment communiqué vers toutes les parties prenantes du projet. Et, plus généralement vers tous ceux qui pourraient avoir des problèmes à soumettre. Il faut avoir un système très simple et très visible accompagné d'une rigueur dans la régularité de revue des problèmes soumis,  l'établissement de leur priorité et l'identification de propriétaires pour trouver des solutions et répondre. Bien sûr, il faudra également faire un suivi des actions engagées ou proposées et ce jusqu'à leur clôture avec la personne qui les a soumis.

élever rapidement les risques et points de blocage potentiels

Il reste difficile dans les grandes entreprises (qui ne sont pas forcément organisées par projet) d'élever rapidement les risques ou points de blocage pour leur répondre efficacement. Cela nécessite de rencontrer et de convaincre de nombreuses personnes dans les entités fonctionnelles avec lesquelles le projet peut avoir à travailler en transverse. Il faut exposer clairement et simplement les risques identifiés et leur impact précis sur l'interlocuteur qui est face à nous si rien n'est fait. Le support du sponsor peut s'avérer nécessaire en complément de la matrice d'identifications des parties prenantes et de leurs responsabilités dans le projet.

organiser des revues de projet structurées

Des revues de projet avec des agendas standardisés mais qui font la part belle aux discussions métier/business sur le contenu et pas seulement focalisées sur le format et les métriques du projet. Il est important d'avoir un jeu de transparents ou de documents standards qui seront à jour pour la réunion et communiqués à tous les participants au moins 48 heures avant la réunion: État d'avancement du projet, point sur les risques et problèmes rencontrés, utilisation de ressources, produits partiels et/ou finaux... Cependant, se borner à lire ces documents pendant la réunion serait une perte de temps pour tous. Il vaut mieux s'appuyer sur ceux-ci pour avoir de vraies discussions sur les vrais sujets de préoccupation qui nécessite de la communication et éventuellement un débat avec notre sponsor et comité de projet. Ne pas oublier d'envoyer le relevé de décisions et les notes de la réunion dans les 48 heures suivant la session de travail. 

promouvoir l'utilisation de modèles prédéfinis

Ces modèles prédéfinis de plan projet, registre des risques, suivi des actions, agenda de réunions, compte-rendu de réunion, matrice des rôles et responsabilités... présentent une valeur ajoutée immédiate pour les chefs de projet et pour l'entreprise. Ils permettent à la fois de ne pas réinventer la poudre à chaque projet,  d'aller plus vite, plus efficacement et ils favorisent la standardisation de certaines bonnes pratiques au travers de documents concrets qui matérialise la valeur ajoutée de celles-ci. De plus, ils seront appréciés du management de l'entreprise qui pourra revoir plus rapidement les projets au travers de ces documents standardisés. Ils apprendront rapidement à y trouver les infos qui les intéressent. Petit bémol, ne pas verser dans l'excès qui consisterait à faire remplir des monceaux de documents pas toujours utiles dans chaque projet ou bien de complexifier certains modèles que les personnes auraient alors du mal à remplir et à lire.

Quelles autres idées suggèreriez-vous pour poursuivre cette liste des choses qui permettent de déployer un management de projet efficace?