et si réussir de petits projets s'avérait aussi difficile que de gros?

Si le dicton "petit est joli" est vrai, pourquoi est-il si difficile de réussir de petits projets?

En fait il y a un certain nombre de spécificités des petits projets qui les rendent souvent encore plus ardus que les plus grands. Considérons ces cinq spécificités:

1. manque d'un manager de projet expérimenté et formellement assigné

Souvent, les petits projets n'auront pas de chef de projet dédié, même à temps partiel. Le "PM" pourrait être un membre de l'équipe, un développeur, un gars des finances, un professionnel des ressources humaines… De plus, il ou elle a deux rôles, l’un orienté sur les tâches opérationnelles qui leur incombent et l’autre de manager de projet. À chaque fois qu'il y aura un pépin opérationnel sur la tâche dont cette personne est responsable, cela cannibalisera son temps et son attention.

Que faire ?

S'il vous vous trouvez dans cette situation, prenez un peu de recul. Regardez le périmètre total du projet et l’échéancier dans sa totalité, revoyez le chemin critique (une tâche que vous percevez comme critique parce que vous devez la réaliser vous-même pourrait ne pas être si critique dans le schéma d’ensemble du projet), évaluez les impacts des options envisageables et prenez la décision avec votre casquette de chef de projet.

2. priorité inférieure

Ce petit projet va probablement générer moins de revenus et avoir un moindre impact sur l’entreprise qu'un plus gros. Le retour sur investissement pourrait être excellent mais cela risque fort de ne pas avoir un impact très significatif sur le bilan comptable de la société. Inévitablement, l'attention des sponsors et des cadres sups vous sera moins accordée. Vous ne pourrez peut-être pas obtenir les niveaux d’expertise les plus hauts qui seront donnés en priorité aux plus grandes initiatives; vous aurez probablement moins de budget; moins de personnels; moins d'attention de la direction aux changements qu'ils doivent piloter pour votre "petit" projet puisse réussir.

Que faire ?

Soyez encore plus visible auprès du sponsor, communiquez et réussissez à obtenir leur engagement actif. Faites explicitement le lien entre votre projet et une stratégie de la société ou un besoin de niveau plus élevé. En sus, efforcez-vous de protéger votre "petit" budget, en particulier de plus gros projets aux appétits d’ogres, engagez-vos dépenses au plus tôt (tout en y mettant du bon sens business) pour éviter d’éventuelles coupes ultérieures.

3. la planification n'est pas facultative

La planification est particulièrement importante sur les petits projets. Vous pourriez ne pas avoir besoin de la même étendue, détails ou profondeur qui seraient exigés sur un énorme projet, mais il y a tout de même un minimum que vous ne pouvez ignorer.

Que faire ?

Concentrez-vous sur les domaines majeurs : la charte de projet, des Facteurs de Succès Critiques (CSFs) et comment ce succès sera mesuré, le plan de management des risques, des estimations même approximatives, l’échéancier et les dépendances entre les tâches principales.

4. le contrôle est clé

On ne s'attendra pas ni n’exigera que vous implémentiez une analyse de valeur acquise ou des calculs complexes d’écart de coûts et de délais sur de petits projets.

Que faire ?

Si le projet est d’une durée de 2 à 3 mois: Prévoyez de rapides réunions d’avancement deux fois par semaine avec tous les membres de l'équipe; décomposez vos livrables pour pouvoir positionner des jalons représentant des accomplissements significatifs toutes les deux semaines; faites un point avec le sponsor une fois par mois. Si vous utilisez un approche Agile, gardez à l'esprit qu’une absence de processus ne veut pas dire que vous êtes Agile !

5. une équipe est nécessaire

Vous pouvez avoir certains membres de l'équipe à temps partiel ou seulement sur de courtes périodes sur de petits projets. Vous pouvez fort bien ne pas être leur priorité principale, même quand ils travaillent sur votre projet. Ils peuvent avoir des motivations cachées, un maigre respect pour votre projet et envers le temps et les efforts d'autres membres de l'équipe.

Que faire ?

Sur le dernier point, maigre respect des autres ou piètres performances, vous n'avez pas de choix: Débarrassez-vous de cette personne. Un mauvais fruit peut contaminer le panier tout entier et diffuser une mauvaise attitude dans l'équipe surtout quand elle est réduite. Pour les autres points, efforcez-vous d’être clair sur les objectifs. Expliquez pourquoi nous faisons ce projet, pourquoi leurs compétences sont exigées et valorisées, comment ils peuvent au mieux travailler ensemble (par exemple en matière de planification des congés et formations), et ce qu’ils peuvent attendre de vous en retour.

Voici donc quelques-unes des choses que vous pouvez considérer et sur lesquelles agir quand vous prenez la responsabilité de chef de projet sur un petit projet!

Et ces conseils ne sont pas si mauvais à suivre pour les plus gros projets…

Michel

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