les médias sociaux ont-ils leur place dans le management de projet ?

Je pense que la vague des médias sociaux et ses outils offrent un réel potentiel de bénéfices et avantages pour les équipes projet.

Bien sûr, tous les outils ne seront pas nécessairement très intéressants dans ce cadre de travail en mode projet. Par exemple, certains outils favorisent des conversations qui peuvent paraître disparates et ne pas apporter grand-chose côté collaboration car s’apparentant parfois à une conférence téléphonique lors de laquelle vous ne capteriez qu’une phrase ou réponse sur 3 ou 4.

Mais ceci ne doit pas empêcher les chefs de projet d’utiliser toutes les opportunités qu’offrent les médias sociaux d’améliorer leur communication et d’augmenter la collaboration dans leurs équipes « étendues » à toutes les parties prenantes du projet :

1. ils sont vraiment simples

Commencer à utiliser Facebook demande moins de quatre ou cinq minutes pour en appréhender l'essentiel et deux ou trois utilisation avant d’avoir envie que les autres sachent ce que vous faites. Le même est vrai de Twitter. L’outil ne nécessite pas de formation intensive pour apprendre à l’utiliser pour collaborer avec famille, collègues et amis. Les logiciels que nous utilisons pour manager et collaborer sur les projets pourrait grandement s’améliorer à cet égard. En effet, il faut accepter que la grande majorité des membres de l'équipe ne sont pas des experts de management de projet et ne souhaitent pas le devenir. Ils veulent seulement qu’on leur dise ce qui doit être fait et pour quand, puis qu’on les laisse travailler tranquillement sans leur demander d’apprendre à utiliser d’outils complexes de management de projet.

2. ils fournissent une réponse partielle au besoin de reconnaissance

Les médias sociaux comme Facebook répondent au besoin de beaucoup de personnes d’obtenir un peu de reconnaissance pour ce qu'elles font. En fait, la plupart des personnes sont fières de ce qu'elles réalisent et apprécient un peu de reconnaissance quand elles réussissent sur un défi particulièrement difficile ou tout simplement pour un travail bien fait. Les fonctionnalités de type « Like » de la plupart des outils des médias sociaux répondent de manière simple et facile à ce besoin basique.

3. ils favorisent des conversations naturelles et régulières

La collecte d'informations et de statuts sur les tâches du projet est une partie importante de l'interaction de l'équipe avec le processus de management de projet et avec le chef de projet. La plupart des solutions de management de projet amélioreraient leur façon de capturer ces informations en utilisant certaines approches des médias sociaux. En effet, cette chasse aux infos et statuts est une partie coûteuse en temps et en énergie pour le PM. Alors que nombreux sont les membres de l’équipe qui se connectent à Facebook et mettent à jour leur statut avec leur réseau d'amis une fois à la maison. Ou bien envoient un Tweet à partir de leur smartphone quelque soit où qu’ils se trouvent.

4. ils améliorent la transparence

La visibilité par tous ses contacts des informations postées sur les réseaux sociaux va inévitablement favoriser l’honnêteté et la transparence en particulier avec des collègues que l’on voit tous les jours. Difficile de prétendre ouvertement avoir terminé un tâche qui ne l’est pas, il serait facile pour un collègue informé de contredire cette affirmation. 

Je pense que ces sujets sont importants car les chefs de projet et autres managers qui travaillent dans des environnements collaboratifs se doivent de faciliter et encourager les conversations sur les tâches à réaliser, les problèmes rencontrés et, plus généralement, les relations dans le travail. Les médias sociaux sont des mécanismes très puissants pour encourager les équipes à interagir.

Ceci est d’autant plus vrai lorsque les équipes sont géographiquement distribuées et ces discussions par médias sociaux interposés remplaceront partiellement celles de la machine à café. Un environnement collaboratif qui utilise au mieux les médias sociaux va donc significativement accroître les chances de succès de ses projets et, en même temps, la qualité de vie au travail pour les membres de l’équipe.

commencer simplement, avec la génération Y

Il faudra cependant commencer et rester simple, ne pas multiplier trop vite le nombre d’outils au risque de semer de la confusion ou une surcharge dans les communications. Ces outils sont simples à prendre en main et en fait toute la génération Y des personnes nées après 1985 les utilisent déjà naturellement. Nous devrions encourager leurs usages et permettre à ces nouvelles générations de participer plus facilement aux processus de management de projet.

La généralisation de l’utilisation des médias sociaux dans les projets est donc une excellente idée. Nous devons seulement nous assurer que nous l'implémentons correctement, progressivement et que nous investissons dans le bon outil pour le bon usage (et pour les bonnes raisons).

Quelle est votre expérience personnelle sur le sujet ? Quels autres bénéfices ou problèmes à utiliser ces outils dans le management de projet ?

Michel

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