Comment le digital workplace aide à repenser nos organisations ?

Marc Bonis, Solution Strategist chez JiveSoftware, et partenaire d’Orange Business, nous apporte son éclairage sur les usages et les (r)évolutions liés au digital workplace. Pour lui, le facteur humain est la clé de la réussite. Management, communication, personnalisation des outils… Le digital workplace est l’occasion de repenser l’organisation de l’entreprise. Interview.

Intranet, digital workplace, réseau social d’entreprise … Ces termes sont de plus en plus utilisés. Quelle réalité se cache derrière ?

Tous ces concepts théoriques ne sont pas forcément très clairs pour les clients. Chez Jive, nous parlons de workhub. Quelle que soit son organisation, ce sont les individus qui font l’entreprise et sa culture. Ces individus créent des contenus, les partagent. Ils sont aussi en contact avec d’autres personnes, avec de l’information, des outils. Le workhub est un espace virtuel, disponible sur PC ou équipement mobile, dans lequel le collaborateur retrouve ses collègues, ses notifications, ses documents, ses forums… En résumé, c’est l’espace où est regroupé tout ce qui concerne la digitalisation de l'entreprise.

Les projets collaboratifs type RSE, workplace, workhub, ne sont pas une révolution en soi. Le plus intéressant dans le développement d’un réseau social d’entreprise, c’est l’intervention très en amont, avec une solution qui intègre les systèmes de l’entreprise. Plus qu’une solution technique, c’est une approche métier et organisationnelle qui va permettre une création de valeur.

Comment le réseau social d’entreprise contribue au digital workplace ?

En tant qu'éditeur, nous sommes persuadés d'avoir un impact sur la manière dont l'entreprise se digitalise, et comment elle permet aux collaborateurs d'être plus agiles et productifs. Il n’y a rien de plus anti-productif que d’avoir 367 mails non lus le matin, perdre son temps à trouver un interlocuteur ou la dernière version d’un document.

Il y a 5 ans, les réseaux sociaux d’entreprise équipaient principalement les équipes en col blanc. Depuis 2 ans, nous avons énormément de demandes pour inclure toute l'entreprise, et notamment le personnel terrain. Il ne faut pas oublier que 80% des employés n'ont pas accès à un ordinateur ou à Internet, par exemple s'ils font de la manutention ou des ventes magasin. Grâce au digital workplace ils peuvent être en contact avec le reste de l’entité, partager les informations, dialoguer, et interagir avec le reste de l’entreprise.

Quel est le processus d’acquisition et quels sont les retours des utilisateurs après quelques années ?

Deux grands types de modèles se distinguent :

1. Le « land and expand » : ce premier modèle était plébiscité par 95% des utilisateurs au début.
   Cette part s’est fortement réduite ces dernières années. Le « land and expand » fonctionne de la manière suivante : les clients démarrent l’acquisition par un pilote, dont ils cherchent à prouver l’utilité par l'exemple. Si les produits sont simples et mobiles, alors les utilisateurs se familiarisent par eux-mêmes avec les nouveaux process, et invitent d'autres personnes. Leur nombre et les interactions grandissent ainsi par viralité.
    
2. La stratégie d’entreprise globale : cette tendance apparue il y a 3 ans est devenue majoritaire aujourd’hui.
   Elle repose sur un constat simple : dans la mesure où différentes solutions ont déjà été expérimentées dans le passé, certains besoins et usages ont donc été identifiés. La volonté d’implémenter une plate-forme globale est alors un vrai changement de paradigme pour l’entreprise, dans sa manière de collaborer et de faire circuler l’information. C’est une vision qui relève davantage du « top management ».

De manière générale, les bénéfices d’une solution ne se calculent plus en nombre d’utilisateurs gagnés. Ils s’appréhendent dans la manière avec laquelle ils ont permis aux entreprises de changer leurs principes de management, de délocaliser leurs salariés, et de s’extraire des horaires traditionnels au bureau. Ces bénéfices occultent la technologie derrière.

Pour les collaborateurs, il s’agit d’un moyen de monter en compétence. Pour des clients retail par exemple, le rayonnage se fait en magasin via un terminal mobile. La photo peut être ensuite partagée avec les équipes du merchandising pour vérifier que tout est en règle. Ce n'est pas une nouvelle technologie, mais plutôt une manière plus efficace de travailler ensemble.

Selon vous, qu’est-ce qui manque aujourd’hui aux entreprises pour atteindre le Best Digital Workplace ?

Devenir un exemple de best digital workplace demande un véritable accompagnement des équipes, et une vision claire de l’organisation qui est souhaitée pour l’entreprise. La capacité des organisations à accompagner leurs utilisateurs, à faire une bonne communication et à trouver, en leur sein, les porteurs d'initiatives, sont des piliers importants du principe collaboratif. Une fois évacués les enjeux techniques, le point central qui demeure est celui de l’organisation de l’entreprise. Nos clients qui enregistrent les plus gros taux de participation sont ceux qui fournissent un effort supplémentaire sur leurs outils de management, introduisent des systèmes de gamification, des relances de challenges, d’incentives…

En France, les 2/3 des projets impliquent les RH. Beaucoup concentrent leurs efforts sur la marque employeur. A titre d’exemple, les grands établissements bancaires prennent aujourd’hui les 10 meilleurs éléments des promotions universitaires. Pour fidéliser ces profils, il est important de leur garantir qu'ils auront une voix, qu’ils pourront créer de l'information et montrer leur talent.

Quels futurs besoins, usages et donc challenges pressentez-vous pour les Workplaces de demain ?

La recherche est une fonctionnalité tactique. Prenons l’exemple d’une recherche Google. Dans un champ vide, l’utilisateur tape un mot clé et atterrit sur différentes ressources : échanges de forum, vidéos, documents et personnes. C’est ce qu’on appelle une approche agnostique à plusieurs clés d’entrée.

Dans la recherche, il y a plusieurs démarches. Un collaborateur cherchera directement la personne qui va pouvoir l’aider, dans une approche relationnelle. Un autre s’inscrira plus dans une démarche documentaire, en cherchant à lire pour s’informer. Et enfin, d’autres préféreront participer à des forums pour obtenir les réponses à leurs questions, dans une approche collaborative.

Ce qui ressort de notre époque, c'est la pluralité des gens et des besoins. Chacun est devenu très individuel dans sa façon d’utiliser les outils et de consommer l'information. C’est le challenge de demain pour l'entreprise, et le digital workplace parfait sera personnalisé.

Mathilde

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