les communications unifiées as a service : la 3ème voie?

Dans mon dernier post, je parlais de la capacité des technologies à bouleverser un marché et à remettre en cause les leaders en place. Les Communications Unifiées as a Service (UCaaS) sont justement l’une de ces technologies, qui, selon moi, peuvent avoir un impact majeur sur les modèles de collaboration et de communication des entreprises.

les Communications Unifiées… qu’est-ce que c’est ?

Evoluant au sein du cloud, les UCaaS réunissent l’ensemble des outils de communication en entreprise en un seul système, et assurent leur interconnexion. Cela facilite les échanges entre les collaborateurs. La suite UC type comprend par exemple toutes les applications de communication indispensables dans un bureau, dont :

• les appels vocaux,
• la vidéo conférence,
• la web conférence,
• la messagerie instantanée (MI).

Les communications unifiées apportent avant tout de la souplesse. Pour un collaborateur, le fait de pouvoir choisir le mode de communication le plus adapté à un instant T est un gain de productivité. Selon le contexte, il peut ainsi répondre à un appel depuis un poste fixe, un smartphone ou une tablette. L’objectif des UC est d’intégrer ces différents modes de communication en un seul et même format.

des défis à venir

Les UC peuvent apporter une plus grande productivité aux entreprises, améliorer l’efficacité des collaborateurs et même leur bien-être, en leur permettant de travailler comme ils le souhaitent. De nombreuses entreprises ont déjà eu recours aux UC dans le but d’améliorer leur productivité, avec plus ou moins de succès.

Certains obstacles subsistent. Les UC nécessitent des investissements conséquents (CAPEX) et l’intégration et l’interopérabilité peuvent également poser problème. Les entreprises ont deux solutions :

• déployer elles-mêmes les solutions d’UC, et gérer en interne la technologie, la formation et les risques impliqués,
• sous-traiter l’ensemble du processus, ce qui implique toujours d’importants investissements en amont.

Les entreprises doivent trouver le bon équilibre. Pour cela, elles doivent déterminer précisément leurs besoins.

« as a Service » : la 3ème voie?

Les Communications Unifiées as a Service (UCaaS) s’affirment aujourd’hui comme un nouveau modèle. Le cloud bouleverse chaque jour un peu plus le fonctionnement des entreprises, leur apportant plus de flexibilité. Dans le cas des UC, cela signifie qu’au lieu d’investir massivement en amont ou d’avoir un PBX, les entreprises utilisent un service hébergé dans le cloud. Celui-ci leur apporte tous les bénéfices et le maîtrise d’un service sur site. Pour de nombreuses entreprises, c’est un potentiel considérable.

En clair, la solution UCaaS entraîne une réduction des coûts de communications unifiées et des outils de collaboration – élément crucial en cette période où les entreprises cherchent à réduire au maximum leurs dépenses. Si votre objectif est de maîtriser vos coûts, la migration vers un modèle OPEX est très attractive, d’autant plus que la solution UCaaS est une solution de sous-traitance idéale. Vous signez avec votre partenaire un accord sur le niveau de service qui vous offre des garanties en cas d’imprévu. A ce jour, la plupart des entreprises ont un ou deux collaborateurs dédiés aux communications unifiées en interne, qui peuvent être absents en cas de congés ou de maladie. Un accord sur le niveau de service vous apporte plus de sécurité, ce qui constitue un avantage indéniable.

De plus, les solutions UCaaS proposent une facturation à la prestation. Les entreprises disposent des outils adéquats quand leurs besoins augmentent, par exemple lors d’un séminaire annuel où les collaborateurs interagissent dans le monde entier. La flexibilité des solutions UCaaS vous permet d’utiliser des outils tels que les vidéo conférences ou les web conférences, dont vous n’avez peut-être pas l’utilité pendant le reste de l’année.

le cloud : le maillon fort

Le cloud permet en outre de gérer les migrations technologiques, ce qui réduit encore une fois les coûts. Grâce au cloud, vous ne gérez pas les cycles de mise à jour coûteux et vous bénéficiez rapidement des fonctionnalités et des versions les plus récentes.

Par conséquent, les entreprises peuvent mieux gérer l’évolution de leur business model. Déménagements, fusions, acquisitions… grâce à leur flexibilité, les UCaaS facilitent la gestion des événements qui viennent perturber votre routine opérationnelle. C’est le cas par exemple pour les sociétés minières qui déplacent sans cesse leurs activités en fonction de la demande. Lancer et stopper un projet est bien plus facile avec le cloud.

conclusion

Ces idées ne sont pas nouvelles, mais leur intégration dans une offre commercialisée est un phénomène récent. La technologie a comblé son retard : les entreprises peuvent désormais bénéficier d’offres de cloud partagées avec d’autres utilisateurs. Dans le même esprit, des machines virtuelles sont disponibles, avec des coûts attractifs comparés à des prestations de services. Je pense que nous allons assister à une modification profonde des usages, qui évolueront des suites UC sur site vers des versions cloud, alors que l’adoption des outils UC en elle-même se poursuit.

Pour résumer, la solution UCaaS permet de :

• gérer les risques,
• réduire les coûts,
• développer la collaboration.

En confiant vos besoins en Communications Unifiées à un prestataire externe spécialisé dans ce domaine, vous réduisez vos risques en termes d’investissements et la nécessité de prévoir des périodes longues et coûteuses de recyclage du matériel informatique. Vous ne mettez pas tous vos œufs en matière d’UC dans un même panier et vous profitez de la flexibilité et de la réactivité offertes par la stratégie « as a Service ».

Gordon Makryllos

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