stockage des données : comment survivre à l'infobésité

Les problèmes croissants liés au stockage de données dans les entreprises sont le résultat direct de l’infobésité. Retour sur ce mal du siècle digital et quelques réflexions sur ce phénomène.

L’infobésité, contraction des mots information et obésité est aussi appelée surcharge informationnelle (« information overload » en anglais). Elle est le produit de la multiplication des données issues de l’utilisation de l’informatique et le phénomène s'est encore accru avec l'avènement du Web social, qui a transformé le moindre utilisateur en producteur de contenus au travers de ce qui est convenu d'appeler l'UGC (contenu généré par l'utilisateur ou « user generated content » dans la version originale).

Time magazine et sa fameuse Une de fin 2006 : la personne de l’année c’est vous !

En 2009, Thoughtpick décrivait que les données circulant via les téléphones mobiles uniquement étaient suffisantes pour remplir 63.9 milliards de disquettes 3”1/4 chaque jour ! Une mesure qui parlera aux plus anciens d’entre nous qui se souviennent de cet antique moyen de stockage. Pour les autres, sachez que toute ma bibliothèque de données, dans les années 90, tenait dans 2 boîtes de 10 disquettes, autant dire pas grand-chose ; et encore, en tant que consultant et rédacteur Web, j’étais à l’origine d’une grande quantité de contenu et de plusieurs sites Web peuplés de plusieurs centaines de pages chacun.

Les données générées en un jour sur Internet (Thoughtpick.com)

Pas convaincu ? voyez cette infographie Domo de 2012

de la donnée à l’information

Les chiffres donnent le tournis, je pourrais vous en fournir d'autres, le Web en regorge, ce ne serait pas très difficile… mais cela ne serait pas très utile non plus. Car il faut savoir faire la différence entre donnée et information. L'information c'est quand la donnée a été croisée, raffinée, utilisée, que l'on a agi dessus.

Ne pas agir sur l’information, le mal du siècle … même s’il est moindre que celui auquel Einstein faisait allusion

Dans un sens, la maxime d’Einstein pourrait très bien s'appliquer aux données. Le mal réside dans l'accumulation de celles-ci, sans qu'on en fasse quoi que ce soit… C'est surtout la fin de la phrase qui est importante.

l’entreprise n’est pas épargnée … bien au contraire

De tous ces chiffres vous pourriez retenir que seul le grand public est concerné et que le monde de l’entreprise est épargné. Il est vrai que dans les entreprises, « on ne s’occupe que de choses sérieuses » pour paraphraser un célèbre businessman de la littérature. Et vous auriez tort. Une étude menée par IDC et Xerox a démontré en 2009 que le montant des données créées dans l’entreprise croît au rythme de 65% par an ! Ceci, alors même que le nombre d’employés se réduit ; on imagine donc la croissance de productivité dans le monde professionnel. Les répondants à cette étude ont déclaré aussi qu’ils passaient 26% de leur temps à tenter (la nuance est importante) de gérer l’information ainsi créée (voir ici l’article de Stewart Baines sur l’infobésité sur le blog Entreprising Business)

Ce chiffre me paraît même assez sous-estimé pour être franc. Lors d’une discussion avec Ken Blanchard à propos du livre « The Hamster Revolution », celui-ci me donnait un chiffre encore plus renversant et néanmoins crédible : 40% du temps, en moyenne, des cadres d’entreprise serait occupé à … lire et envoyer des courriers électroniques. C’est cela que Blanchard décrivait comme étant le « syndrome du Hamster », le fait que les managers d’entreprises tournent en rond dans leur roue et dans leur cage ; une cage qu’ils ont construite eux-mêmes d’ailleurs. Cette surcharge informationnelle est elle-même responsable de comportements extrêmes, comme il est souligné dans cette étude Lexis Nexis de 2010 sur la productivité au travail qui a montré que 90% des cadres qu’on nomme en anglais, sans traduction équivalente, les « knowledge workers », avouent supprimer des messages sans même les avoir lus.

Lexis Nexis nous fournit des chiffres évocateurs sur les dérives de la surcharge informationnelle au travail

partage obligatoire

Cette surutilisation du courrier électronique est, à la base, le résultat d’une mauvaise exploitation des outils informatiques et de l’organisation du savoir. A l’heure où plus de 70% des grands comptes français (selon Lecko dans leur étude 2013) ont déjà initié des projets de réseaux sociaux d’entreprise, tout cela paraît archaïque. C’est surtout que la donnée, plutôt que de se multiplier et de lester nos boîtes mail, devrait être sauvegardée, archivée et partagée. Seuls les liens devraient circuler, supprimant ainsi la nécessité de faire gonfler les boîtes électroniques de façon exponentielle.

un outil de stockage dans le cloud pour valoriser la donnée

Pour faire que la donnée ne reste pas donnée mais devienne information, il est impératif de la valoriser, et c'est là que l'outil informatique, quand il est bien utilisé et bien mis en œuvre, apporte une grande valeur ajoutée, et qu'il prend toute son importance (cf. notre article : protection des données de l'entreprise, un miroir à deux faces)

Un outil de stockage dans le cloud est donc indispensable pour remplir cette fonction, et force est de constater que les utilisateurs l’ont très bien compris, eux qui ont adopté en masse les plateformes de stockage cloud du grand public.

Une raison de plus pour que l’entreprise reprenne le pouvoir dans ce domaine, qu’elle évite la dissémination des données des utilisateurs sans contrôle, dans des plateformes non homologuées par l’entreprise, et qu’elle fournisse ce service aux utilisateurs qui non seulement les réclament, mais les utilisent déjà régulièrement et ne comprennent pas que la même fonctionnalité ne soit pas disponible ni fournie par l’entreprise.

En archivant la donnée et en la compilant, en la comprimant, et par-dessus tout, en réalisant la déduplication à la place de l'utilisateur qui aime garder les versions différentes, et souvent inutiles, des mêmes fichiers, on permettra l’optimisation du stockage et de l’archivage, l’accès à la donnée et sa protection contre la suppression par erreur, et on la valorisera en permettant son partage sans duplication ni contribution à la surcharge informationnelle. On rendra aussi cette information disponible en tout temps et en tout lieu, y-compris sur les appareils mobiles, afin de permettre la valorisation de la donnée. Dernier point et non des moindres, en proposant le partage collaboratif, l'outil de stockage rendra possible le travail en commun, le partage utile de la connaissance, et permettra aussi de faire baisser le volume en croissance exponentielle à l’intérieur de l'entreprise.

C'est à ce prix que la donnée, valorisée et partagée, tout en étant protégée, pourra être transformée en information, comme quoi un simple outil informatique de stockage dans le cloud peut permettre, quand il est bien utilisé et déployé, un grand nombre de fonctions utiles à l'entreprise et tous ses acteurs.

Nous vous l'avions prédit … l’informatique est importante, pour peu qu'on l'utilise correctement.

Yann Gourvennec

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