collaboration en mode cloud : quel impact sur le TCO et le ROI ?

Qu’est-ce qui motive aujourd’hui les entreprises à transformer leurs solutions de collaboration ? Pourquoi le TCO est au cœur des critères de décision, comment se calcule-t-il vraiment ? Et les communications unifiées en mode cloud : sont-elles réellement un levier d’optimisation pour le ROI et le TCO ?

le contrôle et l’optimisation des coûts, le nerf de la guerre  

Innovation, agilité, fluidification de la collaboration en interne, en externe, en mobilité,  standardisation et rapidité de déploiement des services, image et réputation (le fameux « the place to be ! »), amélioration des conditions de travail, de la productivité …     ce n’est pas une mais plusieurs raisons qui stimulent les entreprises à se mobiliser dans un projet d’évolution de ses solutions et services de collaboration.

Et en même temps, parmi ces dizaines de raisons, il y en a UNE qui  revient systématiquement à chaque résultat d’études sur les enjeux des entreprises : le contrôle et l’optimisation des coûts, et ce, quel que soit le secteur d’activité ou la taille de l’entreprise ! C’est le challenge quotidien commun à toutes les entreprises !

Les entreprises veulent plus de prédictibilité de leurs investissements et elles manifestent un réel intérêt pour l’OPEXisation. La fourniture d’arguments de ROI apparaît comme un  levier de décision complémentaire.

vous avez dit TCO ? mais encore ?

Le TCO ou Total Cost of Ownership est un outil de décision utile, mais qui doit être
correctement utilisé.

Pour être en mesure de comprendre l’impact financier d’une transformation quelle qu’elle soit, il convient de calculer le coût de possession (Total Cost of Ownership) des solutions et services actuels et de le comparer avec celui des solutions cibles sur une période donnée.

Le tableau suivant expose un exemple de structuration du TCO pour une solution de téléphonie et de communications unifiées : l’objectif au final est d’identifier tous les coûts d’investissement (CAPEX) et récurrents (OPEX) et de les ventiler dans le temps.
Pour faciliter l’analyse, il est ensuite par exemple possible de déduire un coût moyen de la solution par utilisateur et par mois. 

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​​structuration du TCO pour une solution de communications unifiées - source : Franck Lamalle - Orange Consulting

avant tout, débuter l’analyse sur de bonnes bases …

Calculer un TCO nécessite de définir un mode opératoire fiable et une rupture avec les anciennes techniques de comparaison…

Il faut donc :

• définir correctement les hypothèses de calcul
  valeur résiduelle des investissements initiaux, durée des contrats de services existants, durée d’amortissement, étalement dans le temps de la transformation, périmètre global et référentiel de comparaison, tels par exemple, un utilisateur, une position de travail, une salle de conférence, etc.
   
• faire la chasse aux coûts cachés

1. par rapport à la situation existante : les investissements et risques liés à l’obsolescence des solutions, le maintien des compétences et la charge réelle de gestion des solutions, les coûts télécom et de communication notamment quand ils ne sont pas centralisés et donc souvent mal connus par les entreprises, …
2. dans la transformation cible : le management de la transition, l’accompagnement du changement des utilisateurs et des équipes support, les impacts d’intégration au SI, …
    

• ne pas comparer des choux et des carottes :
  un projet de transformation sur un sujet comme la collaboration n’a pas en général pour objectif d’effectuer un status quo, mais d’offrir des nouvelles fonctionnalités ou services et donc il faut en tenir compte : le TCO final ne sera pas nécessairement plus faible. Par ailleurs, bon nombre d’entreprises ont une vision partielle des TCO existants et n’ont pas forcément les moyens de réaliser une comparaison véritablement objective.
   
• Enfin, le TCO est sensible au périmètre adressé : la comparaison de différents modèles d’une solution ou d’un service pour 1000 ou 20000 utilisateurs ne donnera certainement pas les mêmes résultats.

et après, comment j’optimise ?

Après la convergence IP : l’unification des moyens de collaboration, au service du TCO…

La transformation IP a permis à la téléphonie et à la visioconférence (mais pas seulement !) d’accéder à un premier niveau de centralisation. Sauf que la plupart du temps, tous ces services en mode IP ont été structurés en silos, tant pour la mise en œuvre que pour leur gestion !
Téléphonie fixe et mobile, messagerie, audioconférence, webconférence, visioconférence, télépresence, etc. fonctionnent souvent les uns indépendamment des autres, avec parfois des recouvrements entre solutions qui inter-opèrent difficilement. De plus, il n’est pas rare, au sein d’une même entreprise et pour un même service, que cohabitent des solutions de fournisseurs différents.

Une évolution vers une solution de communications unifiées globale peut apporter, à terme, des gains d’échelle et donc des réductions de TCO :

• au niveau des coûts opérationnels à travers la simplification de la gestion des changements, de la configuration, du maintien des expertises, …
   
• au niveau des coûts hardware et software :

1. en premier la consolidation d’infrastructures,
2. en deuxième lieu, la capacité à intégrer le multi- terminaux (mobiles, PC) et à les réutiliser. Par exemple, pour certaines populations, l’utilisation de clients unifiés et/ou softphone permet de faire l’économie d’un téléphone fixe.
    

• au niveau des services build : avec la simplification des process de mise en oeuvre et le raccourcissement des cycles de production
   
• au niveau des coûts télécom par la continuation de la convergence IP :

1. la réduction de coûts de trafic offnet ou de roaming via l’utilisation de la softphonie pour des utilisateurs nomades, par l’intégration de services d’audioconférence sur IP, …
2. une meilleure visibilité sur les coûts par la centralisation de l’achat de trafic sur un nombre limité d’opérateurs notamment à l’international via des services comme l’IP trunking.
    

et puis la cloudisation, elle-aussi au service du TCO…

En comparaison avec des solutions intégrées ou hébergées, les solutions de communications unifiées en mode cloud apportent à l’unification, la touche de flexibilité supplémentaire. Flexibilité qui a été d’abord plébiscitée par une société de consumérisation puis qui s’est naturellement étendue à l’entreprise sous forme du « pay for use ».  Un modèle qui permet de se lancer plus facilement dans la transformation et ensuite de faire face beaucoup plus rapidement aux besoins de nouveaux services tant qualitativement que quantitativement sans avoir à trop investir au départ. Concrètement, il est donc possible d’innover sur de nouveaux usages tout en y mettant bien moins d’énergie.

Par la réduction des CAPEX, la cloudisation apporte aux DSI un meilleur contrôle sur le TCO et donc une gestion plus efficace des risques sur le plan financier. Cela leur permet par ailleurs de se concentrer sur le développement de leur catalogue de services et répondre aux besoins de plus en plus évolués et volatiles de leurs clients/collaborateurs.

des sources additionnelles de ROI pour couronner le tout ?

Si la structure tarifaire des services cloud permet plus facilement de se lancer dans la transformation des nouveaux services de collaboration, la mise en exergue de sources de ROI peut faire pencher la balance au niveau des métiers et du business.

Voici quelques axes sur lesquels il est possible de jouer en fonction des services envisagés et du contexte du projet :

• la réduction des frais de transport : économie sur le budget voyages  en dispensant les collaborateurs de certains déplacements.
• la réduction des frais de fonctionnement : utilisation du télétravail, mutualisation de certaines positions de travail
• le gain de temps : coût du temps économisé par des déplacements évités, par une meilleure fluidité des échanges, une meilleure joignabilité
• les gains business : des projets qui avancent plus vite, une meilleure réactivité dans la réponse aux clients, une meilleure image fournie vers l’extérieur, l’attraction et la rétention des talents.

Ces sources de ROI n’ont de sens que si les services contribuant à ces économies sont véritablement utilisés. L’adoption est favorisée par la capacité des services à être agiles, interconnectés, innovants, multi-terminaux et donc au goût des utilisateurs eux-mêmes.

pour résumer, rien de mieux qu’un schéma et quelques mots 

​Evolution du TCO et du ROI en fonction des modèles de services collaboratifs - source : Franck Lamalle - Orange Consulting

• une place de plus en plus importante prise par les outils collaboratifs et donc une attente croissante de leur contribution aux enjeux de l’entreprise dont l’optimisation des coûts
   
• grâce à l’évolution des modèles de services de la convergence IP, à  l’unification et au cloud, on observe progressivement :
  1. une réduction du TCO des outils collaboratifs,
  2. des services plus riches et plus adaptés pour les utilisateurs
  3. des sources de ROI plus faciles à mettre en exergue.
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Franck Lamalle

Crédit photo : © shockfactor - Fotolia.com